Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Akten und Buchungsunterlagen
Aufbewahrungsfristen sind für Unternehmen von zentraler Bedeutung, um den gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung von Daten nachzukommen.
Doch wann beginnen diese Fristen, und was ist zu beachten? Welche Unterlagen müssen Sie im Original aufbewahren, gelten Aufbewahrungsfristen auch für digitale Daten und was ist nach Ablauf der Frist zu tun?
Welche Buchungsunterlagen müssen Sie wie lange aufbewahren?
Aus steuerrechtlichen Gründen sind alle Geschäftsunterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung gesetzlich vorgeschriebener Aufzeichnungen von Bedeutung sind.
Gemäß Abgabenordnung §147 Abs. 1 sind folgende Buchungsunterlagen aufzubewahren:
* Trotz sorgfältiger Prüfung der aktuellen Daten können wir keine Garantie für die Vollständigkeit oder Richtigkeit der bereitgestellten Informationen übernehmen.
Bei Fragen oder Unsicherheiten empfehlen wir, sich an Ihre zuständige Industrie- und Handelskammer, Ihren Steuerberater, Rechtsanwalt oder das Finanzamt zu wenden.
Wir bitten um Verständnis.
Höchste Sicherheitsstandards für Ihre schutzwürdigen Daten
Zertifiziert
Wir sind zertifizierter Entsorgungsfachbetrieb nach DIN EN ISO 9001:2015 gemäß § 56 KrWG
Datenschutzkonform
Aktenvernichtung gemäß DSGVO bis Schutzklasse 2 und Sicherheitsstufe P4 nach DIN 66399 / ISO 21964
Service
Individueller Service und bedarfsgerechte Beratung für Unternehmen und Privatkunden.
Grundsätze zur sicheren Aufbewahrung von Daten
Die ordnungsgemäße Lagerung von Daten wird durch gesetzliche Regelungen wie die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB) vorgegeben. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sowohl digitale als auch physische Daten den hohen Anforderungen an Sicherheit, Integrität und Verfügbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsfrist entsprechen.
Diese Vorschriften dienen nicht nur der Einhaltung rechtlicher Pflichten, sondern auch dem Schutz sensibler Informationen vor unbefugtem Zugriff oder Verlust. Die folgenden Grundsätze bieten klare Leitlinien für eine rechtssichere und nachhaltige Datenaufbewahrung.
Unveränderbarkeit
Es ist sicherzustellen, dass Daten nicht nachträglich verändert werden können.
Dies lässt sich durch den Einsatz revisionssicherer Archivierungssysteme erreichen, die Änderungen protokollieren und frühere Versionen erhalten.
Lesbarkeit
Die Daten müssen jederzeit in lesbarer Form vorliegen. Das bedeutet, dass bei digitalen Daten sichergestellt sein muss, diese auch zukünftig auslesen zu können.
Regelmäßige Überprüfung und ggf. Konvertierung in gängige Formate können erforderlich sein.
Sicherheit
Die Daten sind vor Verlust oder unbefugtem Zugriff zu schützen.
Dafür müssen Unternehmen angemessene Sicherheitsmaßnahmen wie regelmäßige Backups, Verschlüsselung und Zugriffskontrollen implementieren.
Verfügbarkeit
Die Daten müssen jederzeit zur Verfügung stehen, falls Behörden oder andere berechtigte Stellen Einsicht verlangen.
Eine strukturierte Ablage und zuverlässige Archivierungssysteme helfen dabei, die Daten schnell zu finden.
Unsere Dienstleistungen in Mecklenburg-Vorpommern:
Wir bieten professionelle Aktenvernichtung und Festplattenvernichtung in folgenden Städten und allen Regionen Mecklenburg-Vorpommerns an:
Was sind Aufbewahrungsfristen?
Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich festgelegte Zeiträume, in denen Unternehmen bestimmte Dokumente aufbewahren müssen. Diese Fristen schützen hauptsächlich steuerliche und rechtliche Interessen und sind in der Abgabenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt.
Die häufigsten Fristen betragen 6, 8 oder 10 Jahre, abhängig von der Art des Dokuments. Geschäftsbriefe müssen etwa 6 Jahre und steuerrelevante Buchungsunterlagen wie Rechnungen oder Jahresabschlüsse 8 Jahre aufbewahrt werden.
Die Frist beginnt immer am Ende des Jahres, in dem das Dokument erstellt oder bearbeitet wurde. Nach Ablauf der Frist gilt für manche Unterlagen eine Löschpflicht.
Was ist die Löschpflicht?
Löschpflicht bedeutet, dass nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen bestimmte Daten sicher zu vernichten sind. Diese Pflicht greift, um den Datenschutz zu wahren und den Missbrauch sensibler Informationen zu verhindern.
Beispielsweise müssen steuerliche Dokumente wie Rechnungen, Bilanzen oder Buchhaltungsunterlagen ordnungsgemäß vernichtet werden. Dasselbe gilt für Personalakten oder Verträge, deren Fristen abgelaufen sind.
Für Dokumente, die keiner gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen, wie private Notizen oder nicht steuerrelevante Korrespondenz, besteht hingegen keine Löschpflicht. Solche Unterlagen können Sie aufbewahren oder entsorgen, da hier die strengen Vorgaben für eine sichere Vernichtung nicht greifen.
Gelten Aufbewahrungsfristen auch für digitale Daten?
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten auch für digitale Daten. Unternehmen müssen elektronische Dokumente, wie Rechnungen, E-Mails oder digitale Verträge, genauso lange aufbewahren wie Papierunterlagen. Dies umfasst nicht nur steuerrelevante Daten, sondern auch geschäftliche Korrespondenz.
Dabei muss gewährleistet sein, dass die Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverändert und jederzeit lesbar bleiben. Es reicht nicht aus, sie einfach auf einer Festplatte oder in der Cloud zu speichern – sie müssen auch vor Verlust und unbefugtem Zugriff geschützt werden.
Es besteht zudem die Verpflichtung, neben den Daten, geeignete Technologien (Hard- und Software) vorzuhalten, um deren Auswertung sicherzustellen.
Daten immer im Original aufbewahren!
Grundsätzlich gilt: Sie müssen alle Daten (analog & digital) im Original sichern und aufbewahren.
Die Unterlagen müssen in einem vor äußeren Einflüssen (Feuer, Wasser und Feuchtigkeit) geschützten Raum gelagert werden.
Bei Unterlagen auf Papier, die mit der Zeit verblassen können, ist eine Kopie auf normalem Papier zulässig, wenn es darum geht, Informationen zu erhalten. Die Kopie sollte an das Original angeheftet werden. Die Unterlagen sind so aufzubewahren, dass sie innerhalb angemessener Zeit überprüfbar sind.
Unter Umständen ist die Lagerung des Originals nicht zwingend erforderlich. In diesen Fällen genügt eine bildliche Wiedergabe (digitaler Scan).
